Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.70

Use-case 7.70: Outlook Rules & Quick Steps Optimizer

Thema: 15. Tools and systems a typical Dutch directiesecretaresse uses (bron-id: 15.1)

PROBLEEM

  • Doel: Inbox-workflow met categorieën, vlaggen, quick replies.
  • Waarom nuttig: Dagelijkse tijdwinst.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Ontwerp een Outlook workflow voor {DIRECTEUR}: - categorieën (Today/This week/Waiting/Delegated) - 8 rules (nieuwsbrieven, cc, facturen, board) - 6 Quick Steps (template replies + verplaatsen + taak) Lever: stappenplan + voorbeeldnamen + “hoe testen”.
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • Draft output in het gevraagde format (copy/paste klaar).
  • Markeert onzekerheden als ONZEKER + stelt max 3 vragen.
  • Eindigt met: “Wat ik van je nodig heb om door te gaan” + “Wat klaarstaat ter goedkeuring”.
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/