Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.38

Use-case 7.38: Contactlijst & DL Hygiene

Thema: 8. Stakeholder coordination and internal communication (schakelfunctie) (bron-id: 8.4)

PROBLEEM

  • Doel: Distributielijsten en contactlijst up-to-date, geen verkeerde CC.
  • Waarom nuttig: Privacy + minder “reply all” drama.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Inventariseer gebruikte distribution lists in de laatste {30} dagen (mailheaders/Teams tags indien mogelijk). Maak: - lijst DL’s + doel + risico (te breed?) - voorstel herstructurering (bijv. “Directie-Confidentieel”, “MT-Info”) Geen wijzigingen uitvoeren; alleen voorstel.
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • lijst DL’s + doel + risico (te breed?) - voorstel herstructurering (bijv. “Directie-Confidentieel”, “MT-Info”) Geen wijzigingen uitvoeren; alleen voorstel
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/