Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.34

Use-case 7.34: Vendor & Contract Renewal Radar

Thema: 7. Expense, purchasing, and light financial admin (declaraties, facturen, PO’s) (bron-id: 7.5)

PROBLEEM

  • Doel: Geen verrassingen bij verlengingen (catering, tools, abonnementen).
  • Waarom nuttig: Minder spoed, betere onderhandeling.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Zoek in mail/SharePoint naar contracten of “renewal/verlengen”. Maak een renewal-lijst: - leverancier, contract, einddatum, opzegtermijn, owner, next step Maak voorstel om reminders in Outlook te zetten (draft events).
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • Draft output in het gevraagde format (copy/paste klaar).
  • Markeert onzekerheden als ONZEKER + stelt max 3 vragen.
  • Eindigt met: “Wat ik van je nodig heb om door te gaan” + “Wat klaarstaat ter goedkeuring”.
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/