Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.31

Use-case 7.31: Invoice Approval Digest (1× per dag)

Thema: 7. Expense, purchasing, and light financial admin (declaraties, facturen, PO’s) (bron-id: 7.2)

PROBLEEM

  • Doel: 1 korte bundel voor directeur: “dit moet je accorderen”.
  • Waarom nuttig: Minder losse pings, snellere doorlooptijd.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Als je toegang hebt tot factuurmails/approval-requests: - verzamel openstaande approvals - bundel in 1 digest (max 12 items) met bedrag, leverancier, deadline, risico Maak ook 1 conceptmail/Teams-bericht om het te sturen (niet verzenden).
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • Draft output in het gevraagde format (copy/paste klaar).
  • Markeert onzekerheden als ONZEKER + stelt max 3 vragen.
  • Eindigt met: “Wat ik van je nodig heb om door te gaan” + “Wat klaarstaat ter goedkeuring”.
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/