Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.29

Use-case 7.29: Expense‑Ready Trip (declaratie voorbereid)

Thema: 6. Travel planning and itinerary management (reisorganisatie) (bron-id: 6.5)

PROBLEEM

  • Doel: Na reis meteen declareren met minimale frictie.
  • Waarom nuttig: Minder vergeten bonnetjes, snellere afhandeling.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Maak een “declaratie-kit” voor trip {NAAM}: - lijst verwachtte kostenposten - welke bewijzen nodig zijn - mapstructuur in OneDrive/SharePoint voor receipts - checklijst na terugkomst (10 punten) Optioneel: concept Excel-overzicht (kolommen + voorbeeldregels).
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • Draft output in het gevraagde format (copy/paste klaar).
  • Markeert onzekerheden als ONZEKER + stelt max 3 vragen.
  • Eindigt met: “Wat ik van je nodig heb om door te gaan” + “Wat klaarstaat ter goedkeuring”.
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/