Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.24

Use-case 7.24: SharePoint Versioning & Naming Enforcer

Thema: 5. Document creation, formatting, and quality control (documentbeheer, redactie) (bron-id: 5.5)

PROBLEEM

  • Doel: Consistente bestandsnamen en “final” discipline.
  • Waarom nuttig: Iedereen vindt de juiste versie, minder fouten.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Voor map {SHAREPOINT LINK}: - Analyseer huidige bestandsnamen en versies - Stel een naming convention voor (met voorbeelden) - Maak een migratieplan: hernoemen (voorstel) + ‘Final’ map policy - Maak 1-pager instructie voor team (“zo slaan we op”) Geen hernoem-acties uitvoeren; alleen plan + lijst.
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • Draft output in het gevraagde format (copy/paste klaar).
  • Markeert onzekerheden als ONZEKER + stelt max 3 vragen.
  • Eindigt met: “Wat ik van je nodig heb om door te gaan” + “Wat klaarstaat ter goedkeuring”.
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/