USE-CASE 7.16
Use-case 7.16: Board Pack Assembler (SharePoint)
Thema: 4. Meeting organization end-to-end (vergaderproces) (bron-id: 4.2)
PROBLEEM
- Doel: Stukken verzamelen, versiecheck, 1 pack-map met juiste rechten.
- Waarom nuttig: Minder fouten, minder “ik heb de verkeerde versie”.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.
PROMPT
Voor meeting {NAAM + DATUM}: - Maak een SharePoint mapstructuur: /Working en /Final - Stel naming convention voor stukken (YYYYMMDD_Topic_v##_DRAFT/FINAL) - Maak een checklist om binnenkomende stukken te controleren (versie, datum, owner, confidentiality) - Maak een ‘read-in’ mail (link naar map) als draft Geen permissies wijzigen zonder akkoord; alleen voorstel.
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).
RESULTAAT
- Draft output in het gevraagde format (copy/paste klaar).
- Markeert onzekerheden als ONZEKER + stelt max 3 vragen.
- Eindigt met: “Wat ik van je nodig heb om door te gaan” + “Wat klaarstaat ter goedkeuring”.
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron:
resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/