Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.13

Use-case 7.13: VIP Context Briefing uit mailbox + Teams

Thema: 3. Telephone, visitors, and gatekeeping (telefoon/ontvangst, afscherming) (bron-id: 3.4)

PROBLEEM

  • Doel: Een mini-dossier over een bezoeker (zonder te doordraaien in details).
  • Waarom nuttig: Directeur is voorbereid, minder reputatierisico.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Voor bezoeker {NAAM/ORGANISATIE}: - Zoek relevante mails/meetings van laatste 12 maanden - Maak briefing: relatiegeschiedenis, lopende onderwerpen, gevoeligheden, “wat wil deze persoon waarschijnlijk?” - Voeg 5 vragen toe die de directeur kan stellen Lever met bronverwijzingen (maildatums/onderwerpen), geen gevoelige info overnemen.
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • Draft output in het gevraagde format (copy/paste klaar).
  • Markeert onzekerheden als ONZEKER + stelt max 3 vragen.
  • Eindigt met: “Wat ik van je nodig heb om door te gaan” + “Wat klaarstaat ter goedkeuring”.
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/