Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.12

Use-case 7.12: Meeting Room & AV Preflight Checklist + Teams Ping

Thema: 3. Telephone, visitors, and gatekeeping (telefoon/ontvangst, afscherming) (bron-id: 3.3)

PROBLEEM

  • Doel: Voor belangrijke meetings: AV/Teams/zaal check en bericht naar facilitair/IT.
  • Waarom nuttig: Minder technische drama’s, betere ervaring voor gasten.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Voor meeting {MEETINGNAAM + DATUM}: - Maak een preflight checklist (AV, Teams link, scherm, microfoon, kabels, stoelen, water) - Maak een kort Teams-bericht aan {FACILITAIR/IT} met verzoek om check (niet versturen) - Maak een “day-of” draaiboekje (tijden, wie doet wat)
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • Draft output in het gevraagde format (copy/paste klaar).
  • Markeert onzekerheden als ONZEKER + stelt max 3 vragen.
  • Eindigt met: “Wat ik van je nodig heb om door te gaan” + “Wat klaarstaat ter goedkeuring”.
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/