Directiesecretariaat — Use-case library (7.x)
Directiesecretaresse Task Challenges → PPP template
USECASES
USE-CASE 7.11

Use-case 7.11: Visitor Welcome Pack Autogenerator

Thema: 3. Telephone, visitors, and gatekeeping (telefoon/ontvangst, afscherming) (bron-id: 3.2)

PROBLEEM

  • Doel: Zodra er een bezoek in de agenda staat: automatisch een “bezoekerspakketje”.
  • Waarom nuttig: Professionele ontvangst, minder last-minute gedoe.
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.

PROMPT

Kies de eerstvolgende 3 fysieke afspraken met externen in de agenda. Maak per afspraak een Visitor Pack: - adres + route/parkeren (placeholder indien onbekend) - wie ontvangt + contact - kamer + AV-check - hospitality (koffie/water) - korte context voor directeur (doel, relatie, gevoeligheden) Lever als 1 pagina per bezoek, geschikt om te mailen/printen (draft).
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).

RESULTAAT

  • adres + route/parkeren (placeholder indien onbekend) - wie ontvangt + contact - kamer + AV-check - hospitality (koffie/water) - korte context voor directeur (doel, relatie, gevoeligheden) Lever als 1 pagina per bezoek, geschikt om te mailen/printen (draft)
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron: resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/