USE-CASE 7.1
Use-case 7.1: De “Zero Ping‑Pong” Meeting Negotiator
Thema: 1. Agenda and time management (agendabeheer) (bron-id: 1.1)
PROBLEEM
- Doel: In <3 mails tot een afspraak komen (intern/extern), inclusief goede agenda-skeleton en voorbereiding.
- Waarom nuttig: Minder heen-en-weer, hogere kwaliteit uitnodigingen, minder “wat was ook alweer het doel?”
Tip: voeg echte scope toe (mailbox/agenda/periode/map) zodat de agent niet hoeft te gokken.
PROMPT
Plan een overleg “{ONDERWERP}” met {DEELNEMERS} vóór {DEADLINE}. Duur {DUUR}. Voorkeur: {TEAMS/FYSIEK + LOCATIE}. Gebruik Outlook agenda’s om 3 optimale tijdsloten te vinden (met buffers). Maak: 1) 3 tijdvoorstellen met motivatie (waarom dit het beste past) 2) Concept mail aan externen (kort, duidelijk, met keuzevraag) 3) Concept bevestigingsmail + Outlook-invite tekst (agenda + prep) 4) Mini-briefing voor de directeur (doel, stakeholders, risico’s, prep) Geen verzending: alleen drafts.
Werk altijd met drafts only (geen verzending/omkeerbare acties zonder akkoord).
RESULTAAT
- 3 tijdvoorstellen met motivatie (waarom dit het beste past)
- Concept mail aan externen (kort, duidelijk, met keuzevraag)
- Concept bevestigingsmail + Outlook-invite tekst (agenda + prep)
- Mini-briefing voor de directeur (doel, stakeholders, risico’s, prep) Geen verzending: alleen drafts
Resultaat = wat je letterlijk kunt copy‑pasten of als draft kunt opslaan.
Bron:
resources/ppt_resources/directiesecretaresse_task_challenges/